先编号，再调整文件夹
接收一批照片或文书时先给每件资料固定编号，例如 D0001。目录和引用始终使用这个编号，文件夹移动后也不变。不要只用“爷爷照片”“旧谱最终版”等名称，否则多人协作时容易产生同名覆盖。
宗脉修谱指南
家庭档案怎么整理成可修谱资料
把证件、老照片、录音、墓碑、家书、奖状、讣告和族谱页整理成可检索的家庭档案。
修谱实务 · 更新于 2026-09-22
原件目录至少记录六项
记录资料编号、载体类型、内容摘要、原件持有人、采集日期和相关人物编号。纸本还可记录页数与尺寸，录音可记录时长。示例：D0001，家书扫描件，寄信人待核，原件由某家庭成员保管，对应人物 P005；这只是填写示例，不是史料记录。
照录与解释分成两栏
第一栏保留看得到的文字，缺字标注待辨；第二栏写现代释义、地名推测或关系判断。解释要能够回到原件核验，不能用整理后的文字替换唯一的原始文件。发现不同版本时各自建档，再记录它们的联系。
让证据状态可以被筛选
可使用“已辨认、待辨字、待核人物、存在冲突”等状态，并附下一步动作。不要用一个总分替代具体问题。例如“等待某位家人确认合影第三人”，比笼统写“可信度低”更便于继续工作。
定期做查找和恢复检查
按人物、年代或资料号搜索几份样本，确认目录能找到文件、文件能打开、图片可读。再从备份恢复一小批文件，核对编号与目录是否匹配。纸本原件的位置也应记录，避免只有扫描件却无人知道原件在哪里。