宗脉系譜編纂ガイド

家庭アーカイブを家譜編纂に使える資料として整理する方法

証明書、古い写真、録音、墓碑、家書、賞状、訃報、族譜のページを、検索可能な家庭アーカイブとして整理します。

系譜編纂の実務 · 2026-09-22更新

まず番号を付けてから、フォルダーを整理する

写真や文書をまとめて受け取ったら、まず各資料にD0001などの固定番号を付けます。目録や引用では常にこの番号を使用し、フォルダーを移動しても番号は変えません。「祖父の写真」「旧家系図・最終版」などの名称だけに頼ると、複数人で作業する際に同名ファイルの上書きが起こりやすくなります。

原本の目録には少なくとも6項目を記録する

資料番号、媒体の種類、内容の概要、原本の保管者、収集日、関連人物の番号を記録します。紙資料の場合はページ数や寸法、録音の場合は再生時間も記録できます。例：D0001、家族書簡のスキャン、差出人は要確認、原本はある家族が保管、該当人物はP005。この例は記入例であり、史料の記録ではありません。

転記と解釈を2列に分ける

1列目には見えている文字を残し、判読できない文字には「判読待ち」と記します。2列目には現代語による説明、地名の推測、関係性の判断を書きます。解釈は原本に戻って検証できるようにし、整理後の文字で唯一の原本ファイルを置き換えてはいけません。異なる版が見つかった場合は、それぞれ個別に記録し、相互の関係を記載します。

証拠の状態を絞り込めるようにする

「判読済み」「判読待ちの文字」「人物要確認」「相違あり」などの状態を設定し、次の作業も併記できます。具体的な問題を1つの総合評価で置き換えないでください。たとえば「集合写真の3人目について、家族の確認待ち」と書くほうが、漠然と「信頼度が低い」と書くよりも作業を続けやすくなります。

定期的に検索と復元の確認を行う

人物、年代、または資料番号でサンプルを数件検索し、目録からファイルを見つけられること、ファイルを開けること、画像を判読できることを確認します。次に、バックアップから少量のファイルを復元し、番号と目録が一致しているか確認します。紙の原本の所在も記録しておくべきです。スキャンだけが残り、原本の場所を誰も知らないという事態を避けるためです。