先編號，再調整資料夾
接收一批照片或文書時，先給每件資料固定編號，例如 D0001。目錄和引用始終使用這個編號，資料夾移動後也不變。不要只用「爺爺照片」、「舊譜最終版」等名稱，否則多人協作時容易產生同名覆蓋。
宗脉修譜指南
家庭檔案怎麼整理成可修譜資料
把證件、老照片、錄音、墓碑、家書、獎狀、訃告和族譜頁整理成可檢索的家庭檔案。
修譜實務 · 更新於 2026-09-22
原件目錄至少記錄六項
記錄資料編號、載體類型、內容摘要、原件持有人、採集日期和相關人物編號。紙本還可記錄頁數與尺寸，錄音可記錄時長。範例：D0001，家書掃描件，寄信人待核，原件由某家庭成員保管，對應人物 P005；這只是填寫範例，不是史料記錄。
謄錄與解釋分成兩欄
第一欄保留看得到的文字，缺字標註待辨；第二欄寫現代釋義、地名推測或關係判斷。解釋要能夠回到原件核驗，不能用整理後的文字替換唯一的原始檔案。發現不同版本時各自建檔，再記錄它們的聯繫。
讓證據狀態可以被篩選
可使用「已辨認、待辨字、待核人物、存在衝突」等狀態，並附上下一步行動。不要用一個總分替代具體問題。例如「等待某位家人確認合影第三人」，比籠統寫「可信度低」更便於繼續工作。
定期進行查找和復原檢查
按人物、年代或資料號搜尋幾份樣本，確認目錄能找到檔案、檔案能開啟、圖片可讀。再從備份復原一小批檔案，核對編號與目錄是否相符。紙本原件的位置也應記錄，避免只有掃描件卻無人知道原件在哪裡。