一、掃描前記錄原件
給每張照片一個唯一編號，記錄尺寸、正反面文字、相簿頁位置和破損情況。照片背面的題字、印章和照相館資訊也應掃描。
二、保存原圖與工作圖
檔案原圖建議使用無損 TIFF 或高品質 PNG，修復和分享另存副本。常規照片至少使用 600dpi；小尺寸證件照、需要放大的合照可提高解析度。
三、統一檔案名稱
可採用「家庭編號-大致年代-地點-事件-序號」的結構，例如 J001-1968-成都-全家合影-01。無法確認的年代不要猜成具體日期，可寫「約1960年代」。
四、補充人物說明
從左至右記錄人物，姓名之外保留當時稱呼和關係。說明由誰提供、何時記錄；不同家人意見不一致時同時保存。
五、原件與數位檔案分別保存
紙本照片使用無酸材料、避光防潮；數位檔案至少保存兩份，且位於不同裝置或地點。雲端副本應設定存取權限。
六、修復不等於改寫
去除刮痕、校正褪色和適度增強清晰度可以生成修復版，但原圖必須保留。AI補臉、改變服飾或重建背景的圖片應明確標記為生成或推測內容。